Die Arbeit digitalisieren, die Systemdaten nutzbar machen

9. August 2017

Über Jahrzehnte hat die Industrie ihre Prozesse digitalisiert. Und doch werden entscheidende Vorgänge nach wie vor über Papier oder Excel-Tabellen gesteuert und dokumentiert. Das Ergebnis ist häufig ein Bruch zwischen den eigentlichen Arbeitsabläufen und den digitalen Prozessen. Denn bisher lag der Fokus der Digitalisierung fast ausschließlich auf den Daten, die in Produktentwicklung, Produktionsplanung, Produktion oder Service erzeugt werden. ECS in Neumarkt stellt nun eine Software vor, die die Arbeitsabläufe selbst digitalisiert: den Process GUIde.

Es scheint wie verhext zu sein: Je größer die Teile der Wertschöpfungskette sind, die durch Industriesoftware unterstützt werden, desto komplexer wird die Wertschöpfung selbst. Von ersten Ideen und frühen Produktskizzen über Teilmodelle und die vollständige DMU bis zu Berechnungsergebnissen und verschiedenen Formen von Stücklisten – alles ist digital. Das hat die Parallelisierung von Prozessschritten ermöglicht und vieles leichter und schneller gemacht. Ein neues Teil ist rasch modelliert und getestet, mögliche Bauteilkollisionen lassen sich von vornherein vermeiden, die virtuelle Inbetriebnahme der Maschine beim Hersteller verkürzt die Inbetriebnahme beim Kunden dramatisch. Aber für diverse Entscheidungsprozesse muss man fast ein Zauberer sein, um alle benötigten Daten aus den unterschiedlichen Systemen schnell zusammenzuführen.

Alle IT-Tools sind darauf ausgerichtet, den Anwendern zu helfen, ihre Daten ohne großen Aufwand zu erzeugen und zu verwalten. Aber gerade wenn es um unternehmensweite Daten geht, wie im Falle von Produktlebenszyklus Management (PLM) oder Enterprise Resource Planning (ERP), sind die Funktionen so komplex und umfangreich geworden, dass es für einen gelegentlichen Nutzer nicht leicht ist, sich zurechtzufinden. Genau das ist einer der Hauptgründe dafür, dass Tabellen und Formulare nicht weniger sondern sogar eher mehr werden.

Nehmen wir ein Beispiel aus der Praxis. Ein größeres Unternehmen der Automobil- und Zulieferindustrie entwickelt jedes Jahr hunderte von neuen Teilen innerhalb seiner Produktlinien. Für die Qualitätssicherung sind eine detaillierte Dokumentation, Prüfung und Freigabe der für jedes neue Teil erforderlichen Schritte in Entwicklung und Fertigung erforderlich. Das umfasst Material und Werkzeuge ebenso wie zahlreiche Daten aus den einzelnen Prozessschritten. Ähnliches gilt für eine noch viel größere Zahl von Teilen, die entweder minimal verändert wurden oder deren Fertigungsverfahren sich geändert hat.

Involviert sind Mitarbeiter diverser Abteilungen. Etwa ein Bauteilgruppenleiter, ein Fertigungsplaner oder ein Bevollmächtigter für kritische Prozesse. Keiner von ihnen arbeitet täglich mit dem PLM- oder ERP-System, erst recht nicht ist er Nutzer von CAD, Berechnung oder Softwareentwicklungsprogrammen, worauf sich PLM und ERP unter Umständen in Zusammenhang mit seiner Aufgabe beziehen. Und selbst wenn für einen bestimmten Prüfvermerk oder Freigabevorgang alle Daten in einem einzigen System verfügbar wären, würde es im konkreten Fall für den Entscheidungsträger schwer, genau die richtigen zu finden. Zumal bei den wichtigsten Entscheidungen meist auch der größte Zeitdruck herrscht.

Die IT-Komplexität beherrschen

Der Einsatz von IT-Systemen mit jeweils eigenen Datenmodellen und Funktionsprinzipien hat der Industrie zusätzliche Komplexität beschert. Und zwar zusätzlich zu der ständig weiter wachsenden Komplexität der Produkte und der Prozesse ihrer Entwicklung und Herstellung, die auf dem Wandel von mechanischen und mechatronischen Produkten zu digital vernetzten Systemen beruht. Die entstandene Komplexität verlangt disziplinübergreifende Zusammenarbeit und ist ohne IT-Unterstützung schon längst nicht mehr zu beherrschen.

Fachwissen und Systemkenntnisse sind erforderlich, aber natürlich im wesentlichen beschränkt auf die Hauptanwender. Diese Situation hatte bereits zu Kundenanforderungen an ECS geführt, die in Standardsoftware mündeten. Gründer und Geschäftsführer Wolfgang Dietzler: "Unsere eCenter Suite in ihrer aktuellen Version 7 ist die Antwort auf die Komplexität der Nutzung vor allem der großen Systeme. eCenter bietet eine einfache, rollenspezifische Oberfläche, die – exakt auf den einzelnen Nutzer zugeschnitten – nur genau diejenigen Funktionen eines Systems – etwa in Teamcenter von Siemens PLM – bereitstellt, die er für seine Rolle im Unternehmen braucht. Das hat schon etlichen unserer Kunden sehr dabei geholfen, schneller und effizienter zu werden."

Jetzt geht der Dienstleister einen Schritt weiter. Entweder als Erweiterung von eCenter oder auch standalone bietet ECS ein neues Tool an, das ganze Arbeitsabläufe digitalisiert. Der Process GUIde verbindet die in einer Fachabteilung vorgegebene Abfolge von Aufgaben, die jeweils für einen bestimmten Arbeitsschritt von verschiedenen Beteiligten erledigt werden müssen, mit den Daten, die über bestimmte Funktionen verschiedener Systeme dafür nötig sind, unter Umständen ohne dass der Betreffende diese Systeme auch nur kennen muss. Es hört sich mehr als sinnvoll an, und doch ist diese Software derzeit anscheinend konkurrenzlos. Aber die IT-Technologie – und die Existenz von Plattformen wie eCenter – erlauben es tatsächlich erst heute, entsprechende Funktionalitäten selbst in Kombination mit höchst komplexen Großsystemen zu realisieren.

Sturkturierter Arbveitsvorgang

Abbildung 1: Strukturierter Arbeitsvorgang

Was sind die besonderen Herausforderungen, die eine so spezielle Software rechtfertigen?  Sie sind vielfältig, aber die wichtigsten lassen sich in einigen Punkten zusammenfassen, die für verschiedenste Fachbereiche sehr ähnlich gelagert sind:

  • Ein Arbeitsvorgang erstreckt sich oft von seiner Initiierung bis zum Abschluss über mehrere Monate. In diesem Zeitraum muss ein Beteiligter immer wieder – zwischen seinen anderen Aufgaben – den Zugang finden, sich über den letzten Stand informieren und dann einen neuen Arbeitsschritt erledigen.
  • Meistens ist ein Mitarbeiter mit mehreren derartigen Vorgängen befasst, die keineswegs zum selben Zeitpunkt beginnen und beendet werden und folglich jeweils in ganz unterschiedlichen Zuständen sind. Umso wichtiger ist die schnelle Einschätzung, was in welchem Vorgang als nächstes zu tun ist.
  • Üblicherweise sind mehrere Personen in unterschiedlichen Rollen am selben Vorgang beteiligt. Schnell zu sehen, wer welchen Teil seiner Aufgaben oder Arbeitsschritte bereits bis zu welchem Stand erledigt hat, entscheidet mit über die eigene Effektivität.

Der schnelle Überblick über Status und Daten ist in jedem Fall entscheidend, und das Suchen in Papierdokumenten und diversen Einzelsystemen die dafür denkbare schlechteste Methode.

Schneller Überblick und Zugriff

Der Process GUIde bietet als erste Neuerung eine Listung aller laufenden Arbeitsvorgänge in einem bestimmten fachlichen Umfeld, etwa dem Änderungsmanagement oder der Fertigungsfreigabe, und macht seinem Namen – das GUI darin steht schließlich für Graphical User Interface – alle Ehre. In dem Überblicksfenster sieht der Anwender sofort an einem kleinen Symbol, aus wie vielen Arbeitsschritten sich der Vorgang zusammensetzt. Und über die Einfärbung des Symbols erkennt er schon hier, ob die Arbeitsschritte geplant (Grau), in Bearbeitung (Gelb), oder abgeschlossen (Grün) sind. Dabei liegt der Fokus auf dem Zustand und der Steuerung des Arbeitsvorgangs, das Tool soll kein Ersatz für die Bearbeitung der Daten in den Autorensystemen sein. Und es ist auch kein Ersatz für die Workflow-Funktionalität irgendeines Autorensystems, die ja immer nur die Daten dieses speziellen Systems betreffen, nicht aber übergeordnete und bereichsübergreifende Vorgänge.

Mit einem Klick auf einen Arbeitsvorgang öffnet sich wiederum ein Überblick über die Arbeitsschritte, der eine Stufe tiefer ins Detail geht. Zu jedem Schritt sind hier die Aufgaben gelistet. Zum Beispiel könnten dies bei einem Änderungsauftrag der Änderungsantrag, die Definition der Anforderungen und der Nachweis und die Prüfung ihrer Erfüllung sein. Und auch dabei ist sofort über farbliche Kennzeichnung zu sehen, wie weit die Arbeitsschritte in der Bearbeitung gediehen sind. Auch welches jeweils die kritischen und unbedingt zu erledigenden Aufgaben sind, denn sie werden rot herausgehoben.

Process GUIde Arbeitsplatz

Abbildung 2: Process GUIde Arbeitsplatz

Das Symbol ist ein kleines Quadrat, das viel Information beinhaltet und sich automatisch während der Bearbeitung an den Status anpasst. Grau (ausgegraut) bedeutet, dass die Aufgabe bereits abgeschlossen wurde und nicht erneut bearbeitet werden kann. Ein Häkchen steht immer für bereits erledigte Aufgaben, mit einem Häkchen in einem blauen Kästchen ist aber erneute Bearbeitung möglich. Ein leeres Quadrat zeigt die noch offene Bearbeitung, und ein nach rechts gerichtetes Dreieck deutet die laufende oder mögliche erneute Bearbeitung an.

Bis hierhin dreht sich alles um die schnelle Sicht auf den aktuellen Zustand eines bestimmten Vorgangs. Mit dem Anklicken eines konkreten Arbeitsschrittes geht es nun zur Bearbeitung einzelner Aufgaben. Diese können unter anderem betreffen: das Anlegen eines Stammdatensatzes über die Eingabe der im Unternehmen standardmäßig  genutzten Metadaten; die Beschreibung des Vorgangs; die Zuordnung von Dokumenten oder Modellen; die Erstellung eines Arbeitsplans; die detaillierte Beschreibung von Anforderungen; die Zuteilung einer Aufgabe an einen Mitarbeiter; die Erteilung einer Freigabe.

Je nachdem, worum es sich im Einzelfall handelt, bietet der Process GUIde den direkten Zugriff auf die jeweils benötigten Daten über die dafür erforderlichen Systemfunktionen. Der Anwender nutzt nur die fachlich für ihn wichtigen Begriffe und Bezeichnungen, und das Tool greift im Hintergrund auf die Funktionen des betreffenden Systems und zeigt ihm die benötigten Daten oder Modelle an. Ihn muss nicht interessieren, welches System seine Daten wie verwaltet und welche Funktionen für ihr Darstellen oder Editieren aufgerufen werden müssen. Das nimmt ihm die neue Software ab.

Eine kleine, aber nicht unwichtige Zusatzfunktion ersetzt darüber hinaus die in Papierdokumenten weit verbreiteten Klebezettel, auf denen irgendwelche Notizen zu einem Dokument hinzugefügt werden. Zu jeder Aufgabe in jedem Arbeitsschritt kann der Anwender nun einen frei formulierbaren Kommentar hinzufügen.

Es liegt auf der Hand, dass auf diese Weise die Arbeitsabläufe nicht nur beschleunigt werden können, sondern auch zu qualitativ deutlich besseren Ergebnissen führen. Die durch die Nutzung von IT-Systemen insgesamt gestiegene Komplexität wird reduziert, indem den Mitarbeitern die Nutzung der Systeme weitgehend abgenommen wird. Erst dadurch kommen die schon längst verfügbaren Daten zur Geltung und können ihren vollen Nutzen für das Unternehmen entfalten – und nicht nur für den jeweiligen Fachbereich, in dem sie erzeugt werden.

Systemintegration nach Kundenvorlage

Wie funktioniert das? Woher weiß der Process GUIde, welche Funktion welches Systems welche Daten liefern kann, ob ERP oder PLM das führende System ist und also beispielsweise für die Erstellung der Stammdatensätze zuständig? Das ist das Ergebnis einer Kooperation zwischen ECS und seinen Kunden, die allerdings ebenfalls stark vereinfacht wurde und bei der der Anwender die Hauptrolle spielt.

Zunächst muss der Kunde die Vorgänge eines Fachbereichs beschreiben und in der Sprache des Unternehmens so in Arbeitsschritte und Aufgaben gliedern, wie sie von den Beteiligten im Process GUIde gefunden werden sollen. Dazu nutzt er die Funktionen des Tools zum Anlegen und Verwalten von Arbeitsvorgängen. Über ein Mock-up ermöglicht ihm der Process GUIde aber darüber hinaus bereits die detaillierte Skizzierung der grafischen Benutzeroberfläche. Welche Daten sollen an welcher Stelle in welcher Form dargestellt werden? Welche Möglichkeiten der Interaktion soll der Anwender dabei haben? Und wie sollen seine Aktivitäten wiederum visualisiert werden? Dieses Mock-up ist besonders wichtig, denn es erlaubt die Vorführung und Abstimmung der geplanten neuen Arbeitsweise mit allen Beteiligten, bevor das Tool zum Einsatz kommt. Die Umsetzung des Mock-ups mit den jeweils beteiligten Systemen ist schließlich die Aufgabe von ECS. Dadurch, dass die unternehmensspezifische Fachsprache der einzelnen Bereiche absolut im Vordergrund steht, ist der Aufwand für das Erlernen der Nutzung des neuen Tools schließlich nahe Null.

Die Intelligenz des Tools, die im Hintergrund für die automatisierte Nutzung verschiedener IT-Systeme sorgt, beruht auf gezielter Systemintegration, die ECS anhand des Mock-ups der Fachabteilung mit den IT-Verantwortlichen des Unternehmens realisiert. Dabei gibt es keine Einschränkungen auf bestimmte Systeme oder einzelne Hersteller. Was auch immer beim Kunden für CAD, Softwareentwicklung, Datenmanagement oder Testläufe eingesetzt wird, dessen Funktionalitäten und Daten nutzt das neue Tool genau für die Zwecke, die die Fachabteilungen in ihren Arbeitsabläufen brauchen. Im Hintergrund steuert ein entsprechend modellierter BPM Prozess die einzelnen Aktionen und Abhängigkeiten der Aufgaben in den Arbeitsschritten.

Process GUIde BPM Modell

Abbildung 3: Process GUIde BPM Modell

Die Kunden, die bereits eCenter einsetzen, können den Process GUIde als Erweiterungsmodul bekommen. Für sie ist natürlich auch der Aufwand zur Systemintegration erheblich geringer, denn für eCenter wurde ja schon beträchtliche Vorarbeit geleistet, die jetzt erneut zum Tragen kommt.

Aber auch unabhängig von eCenter dürfte sich die Investition für viele Kunden lohnen. Sie beendet die sehr verbreitete, oft nervende und frustrierende Situation, dass trotz hoher Investitionen in zahlreiche IT-Systeme nur ein Teil des Nutzens erzielt werden kann, den sich das Unternehmen und seine IT-Verantwortlichen davon versprochen  hatten. Jetzt werden Daten tatsächlich smart und lassen sich in vollem Umfang als Information und Unternehmenskapital nutzen. Die Digitalisierung erreicht den nächsten Level. Der Bedarf ist groß.

© PLMportal

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