Whitepaper Projektmanagement Transcat

Projekte als Erfolgsfaktor für Unternehmen

1.7.2014

1. Einleitung

In einer Zeit mit starkem Innovations- und Veränderungsimpuls, in der immer schneller neue Produkte und Technologien auf den Markt kommen, müssen Unternehmen flexibel auf die sich wandelnden Marktanforderungen reagieren. Mit gravierenden Folgen, denn um im globalen Wettbewerb bestehen zu können, müssen sich Unternehmen u. a. den folgenden Herausforderung stellen: Geringe Informationstransparenz durch verteilte Projektteams und ein inkonsistenter Datenzugriff durch heterogene Entwicklungslandschaften. Zudem müssen Sie das rapide wachsende Datenvolumen bei gleichzeitig enormem Kosten- und Zeitdruck bewältigen.

Software-Lösungen zum Projektmanagement1 (PM) greifen diese Heraus- und Anforderungen auf und unterstützen Unternehmen bei der erfolgreichen Durchführung ihrer Projekte. Projektmanagement ist eine wertvolle Unterstützung, da die Wertschöpfung heutiger Unternehmen zunehmend durch Projekte generiert und es somit immer mehr zum Erfolgsfaktor für Unternehmen wird. Im Rahmen der Produktentstehung sind Projekte oft sehr komplex, wenn viele Fachleute und Abteilungen involviert sind. Eine reibungslose Abwicklung unter Berücksichtigung der Faktoren Qualität, Zeit und Kosten hängt dabei entscheidend von einer erfolgreichen Projektführung ab.

Projektmanagement beschleunigt die Entscheidungsfindung und erhöht die Flexibilität. Nur jene Unternehmen haben langfristigen Markterfolg, die es schaffen  flexibel auf Änderungen einzugehen.

Welche Faktoren spielen intern im Unternehmen bei der Abwicklung von Projekten eine Rolle? Wie können Projekte erfolgreicher durchgeführt werden? Welchen Einfluss haben Projekte auf den Unternehmenserfolg? Diese Fragen werden in diesem Whitepaper anhand der Projektstudie „Projekte als Erfolgsfaktor für Unternehmen“2 der Steinbeis Universität Berlin und der Pentamino GmbH Heidelberg in Kooperation mit der GPM3 (Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement e.V.) thematisiert.  Ziel dieser Studie war es, den Zusammenhang zwischen Projektarbeit und Unternehmensstrategie zu ermitteln.

2. Studie: Projekte als Erfolgsfaktor für Unternehmen

Die Studie „Projekte als Erfolgsfaktor für Unternehmen“4 zeigt die Schwerpunkte der Projektarbeit, die organisatorischen Rahmenbedingungen für die Projektarbeit, die Faktoren, welche Projektarbeit im Unternehmen behindern und wie es um Unternehmensstrategien und deren operative Umsetzung bestellt ist.

Teilnehmer waren 58 Unternehmen aus den verschiedensten Branchen sowie Firmengrößen von unter 50 bis über 10.000 Mitarbeiter. 50 Prozent der Befragten sind weltweit und 23 Prozent europaweit tätig. Die Studie wurde in einem Zeitraum von 2 Monaten durchgeführt.

Gründe für Projektarbeit

Bei der Frage nach den Gründen für Projektarbeit, handelt es sich zum Großteil um Neu- und Weiterentwicklungen, direkt gefolgt von Kundenprojekten, die in Kooperation mit oder für Kunden entwickelt werden. Dies untermauert die Annahme, dass Innovationen heute nicht mehr vom Einzelnen sondern tendenziell in Teamarbeit entstehen.

In den meisten Unternehmen liegt Projekterfahrung von mehr als 10 Jahren vor. Ca. 28 Prozent der Mitarbeiter sind ausschließlich an Projektarbeit beteiligt.

Interessant war zu erfahren, dass bei 83 Prozent der Unternehmen ein Projektteam aus maximal 10 Mitarbeitern besteht.5

Transcat: Projekte als Erfolgsfaktor für Unternehmen

Abb. 1: Gründe für Projektarbeit

Ressourceneinsatz

Die meistgenannten Gründe für Behinderungen bei Projektarbeit sind „zu wenig Ressourcen“, gefolgt von mangelnder Kommunikation und organisatorischen  Mängeln. Das bedeutet, dass Unternehmen ihre Ressourcen nur wenig zielgerichtet einsetzen.

Es hat sich herausgestellt, dass die Ressourcenverteilung in keinem Unternehmen absolut strategiekonform ist. Es gibt immer noch eine große Kluft zwischen strategischer und operativer Projektarbeit. Während strategische Projekte eher langfristigeren Planungen und einer stärkeren Dynamik unterliegen, dienen operative Projekte eher kurzfristig umzusetzenden Aufgaben6.

Der größte Teil der Auftraggeber für Projekte stammt aus dem eigenen Unternehmen.

Transcat: Hindernisse für Projektarbeit

Abb. 2: Hindernisse für Projektarbeit

Prognose

Hinsichtlich der Prognose für die kommenden 2 bis 3 Jahre erwartet weit über die Hälfte der Teilnehmer eine leichte Zunahme der Projektarbeit. Fast die Hälfte der Teilnehmer rechnet mit einer Änderung der Organisationsstruktur in der Projektarbeit.  Diese Annahme resultiert aus dem dynamischen Umfeld in dem sich Unternehmen heute bewegen.

3. Zusammenfassung der Studie

Die Studie macht deutlich, dass sich Projektarbeit auch in kleinen Unternehmen als Arbeitsform etabliert hat und ihr Anteil tendenziell zunehmen wird. Das bedeutet, dass es immer öfter Projekte geben wird, bei denen immer mehr Mitarbeiter eingebunden werden.

Daher gilt es für die Unternehmen sich darauf einzustellen und nach passenden Lösungen zu suchen.

Von den Unternehmen wird heutzutage verstärkt Flexibilität, Agilität, Effizienz und Effektivität gefordert. Die professionellste Weise der sich verändernden Umwelt zu begegnen, stellt die Projektarbeit dar. Als Fazit kann festgehalten werden, dass Projektarbeit künftig die Basis für eine gute Wettbewerbsfähigkeit sein wird.

Transcat: Prognostizierte Entwicklung der Projektarbeit

Abb. 3: Prognostizierte Entwicklung der Projektarbeit in den nächsten Jahren

4. Fazit

Projektplanung ist nicht neu – es hat sie schon immer gegeben: „Projektplanung gibt es, seit Menschen größere Vorhaben gemeinschaftlich durchführen. Weder ein militärischer Feldzug, noch die Errichtung großer Gebäude, noch beispielsweise eine lange Seereise zur Entdeckung der Westpassage nach Indien sind vorstellbar, ohne dass die Verantwortlichen dieser Projekte detailliert geplant hätten. Doch geschah dies lange Zeit formlos, allein aufgrund der Erfahrungen und Kenntnisse der Verantwortlichen; erst im 20. Jahrhundert sollten diese informellen Verfahren zusammen getragen, systematisiert und in die wissenschaftlich aufbereitete Form gebracht werden, unter der heute Projektmanagement betrieben wird.“7 Wie in der Studie prognostiziert wurde, wird die Projektarbeit in den nächsten Jahren an Bedeutung gewinnen. Die Entscheidung zum Einsatz zukunftsweisender SW-Lösungen wird somit nachhaltig die Wettbewerbsfähigkeit stärken.

Viele Innovationen und ein immer größerer Anteil des Umsatzes der Unternehmen sind auf Ergebnisse aus dem Projektmanagement zurück zu führen. Projektmanagement  kann dazu verhelfen, Projekte schneller und mit gezielterem Einsatz der Ressourcen durchzuführen. Der gesamte Projektverlauf wird effizienter gestaltet, da  Engpässe schon frühzeitig erkannt werden. Projektmanagement-Lösungen verringern die Risiken eines Projektscheiterns und Tragen so zum erfolgreichen Verlauf des Vorhabens bei.

5. Quellen + Informationen

  1. Als Projektmanagement (PM) bezeichnet man das Initiieren, Planen, Steuern und das Kontrollieren und Abschließen von Projekten. (http://de.wikipedia.org/wiki/Projektmanagement)
  2. http://www.gpm-ipma.de/know_how/studienergebnisse/projekte_als_erfolgsfaktor_fuer_unternehmen.html
  3. GPM: Die GPM ist das größte Kompetenznetzwerk von Projektmanagement-Experten in Europa. Über den Dachverband IPMA (International Projekt Management Association) ist GPM weltweit vernetzt. GPM ist ein gemeinnütziger Verein für alle Fragen des Projektmanagements. (www.gpm-ipma.de)
  4. http://www.gpm-ipma.de/know_how/studienergebnisse/projekte_als_erfolgsfaktor_fuer_unternehmen.html
  5. Personelle Besetzung: Die Leitung des Projektes liegt beim Projektleiter. Dieser ist gegenüber dem Auftraggeber für das Projekt verantwortlich und für das Projektteam sachlich weisungsberechtigt. de.wikipedia.org/wiki/Projektmanagement
  6. Blog.uvk-lucius.de
  7. Bernd J. Madauss: Handbuch Projektmanagement: mit Handlungsanleitungen für Industriebetriebe, Unternehmensberater und Behörden. 6., überarb. und erw. Auflage. Schäffer-Poeschl, Stuttgart 2000.

6. Abbildungen

  • Abb. 1: Gründe für Projektarbeit, Ergebnisse der Studie, S. 4
  • Abb. 2: Hindernisse für Projektarbeit, Ergebnisse der Studie, S. 9
  • Abb. 3: Prognostizierte Entwicklung der Projektarbeit in den nächsten 2-3 Jahren, Ergebnisse der Studie, S. 15
  • alle Abbildungen aus "Ergebnisse der Studie Projekte als Erfolgsfaktor"
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